KONSEP DASAR PENGAWASAN

KONSEP DASAR PENGAWASAN

1.     Pengertian pengawasan

            Pengawasan menurut Oteng Sutisna (1983) adalah sebagai suatu proses fungsi administrasi untuk melihat apa yang terjadi sesuai dengan apa yang semetinya terjadi. Dengan kata lain pengawasan adalah fungsi administratif untuk memastikan bahwa apa yang dikerjakan sesuai dengan rencana yang telah dibuat sebelumnya.

Pengawasan adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara menyeluruh dengan mengadakan perbandingan yang seharusnya (das sollen) dan yang adanya (das sein). Prof. Dr. Sumardjo Tjitrosudoyo.

Menurut Nawawi (2000 : 115) pengawasan atau control diartikan sebagai proses mengukur (measurement) dan menilai (evaluation) tingkat efektivitas dan tingkat efisieni penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

Jadi, Pengawasan merupakan suatu proses pemeriksaan berdasarkan gejala-gejala yang terjadi  yakni dilakukan dengan meneliti, mengukur atau menilai sejauh mana sumber daya yang ada berjalan secara efektif dan efisien baik kinerja SDM maupun penggunaan nonSDM agar dapat dikendalikan sesuai dengan rancangan program atau perencanaan yang telah ditetapkan.

Pengawasan yang dilakukan dapat memberikan umpan balik, artinya apabila yang dilakukan tidak sesuai dengan rencana atau terjadi penyimpangan dapat segera dilakukan perbaikan atau diadakan penyesuaian kembali.

2.     Tujuan Pengawasan

1)   Untuk mengetahui apakah sesuatu kegiatan berjalan sesuai dengan rencana yang digariskan.

2)   Untuk mengetahui apakah segala sesuatu dilaksanakan dengan instruksi serta asas-asas yang telah ditentukan.

3)   Untuk mengetahui kesulitan-kesulitan, kelemahan-kelemahan dalam bekerja.

4)   Untuk mengetahui apakah kegiatan berjalan efisien.

5)   Untuk mencari jalan keluar, bila ternyata dijumpai kesulitan-kesulitan dan kegagalan ke arah perbaikan.

3.     TIPE / MACAM-MACAM PENGAWASAN

Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi (2000, hal. 589). Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:

a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).

b. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

c. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Penjelasan:

a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro)

Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan­kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya.

Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.

Pengawasan pendahuluan meliputi:

1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.
2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.
3. Pengawasan pendahuluan modal
4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial

b. Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)

Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.

Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode­-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.

c. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)
4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

4.     PRINSIP-PRINSIP DALAM PENGAWASAN

Prinsip-prinsip pengawasan yang perlu diperhatikan menurutMassie, terdiri dari

(1) tertuju kepada strategis sebagai kunci sasaranyang menentukan keberhasilan,

(2) pengawasan harus menjadi umpanbalik sebagai bahan revisi dalam mencapai

tujuan,

(3) harus fleksibel danresponsif terhadap perubahan-perubahan kondisi

lingkungan,

(4) cocokdengan organisasi pendidikan, misalnya organisasi sebagai systemterbuka,

(5) merupakan control diri sendiri,

(6) bersifat langsung yaitupelaksanaan kontrol di tempat kerja,

(7) memperhatikan hakikat manusiadalam mengontrol para personil pendidikan.

Pengawasan manajemen adalah usaha sistematis menetapkan standar prestasi denganperencanaan sasarannya guna mendesain sistem informasi umpan balik.Membandingkan prestasi kerja dengan standar yang telah ditetapkan lebihdahulu adalah, untuk menentukan apakah ada penyimpangan dan mencatatbesar kecilnya penyimpangan, kemudian mengambil tindakan yangdiperlukan untuk memastikan, bahwa semua sumber sekolahdimanfaatkan secara efektif dan efisien. Oleh Stoner masing-masing tahapan dalam proses pengawasan adalah :

1) Menetapkan standard dan metode untuk mengukur prestasi, langkahini mencakup penetapan standar dan ukuran untuk segala macamkeperluan, mulai dari target pencapaian kurikulum sampai pada targetpencapaian mutu lulusan. Dalam konteks manajemen sekolah agarpengawasan dapat berfungsi secara efektif, standar kinerja sekolahharus diperinci dalam istilah-istilah yang dapat dipahami dan diterimaoleh kepala sekolah sendiri, guru, tenaga kependidikan, supervisor,dan karyawan sekolah. Metode pengukurannya juga harus jelas dandapat diterima sebagai yang akurat.

2) Mengukur orientasi kerja, langkah ini merupakan proses yangberkesinambungan, berulang- ulang yang frekuensinya tergantung jenisaktivitas yang sedang diukur. Kesalahan yang harus dicegah adalah membiarkan berlalunya jangka waktu yang terlalu lama antarapengukuran dengan prestasi.

3) Membandingkan hasil yang telah diukur dengan sasaran dan standaryang telah ditetapkan sebelumnya. Jika hasil-hasil itu memenuhistandar, kepala sekolah dapat mengasumsi bahwa segala sesuatunyatelah berjalan secara terkendali.

4) Mengambil tindakan korektif, jika hasil-hasil yang dicapai tidak memenuhi standar dan analisis menunjukkan perlunya diambil tindakan. Tindakan korektif ini dapat berupa mengadakan perubahanterhadap satu atau lebih banyak aktivitas dalam operasi sekolah, atauterhadap standar yang telah ditetapkan semula.Pengawasan dan pengendalian sekolah harus dilakukan olehkepala sekolah, pengawasan layanan belajar harus dilakukan olehsupervisor, dan pengawasan layanan teknis kependidikan dilakukan olehtenaga kependidikan yang diberi wewenang untuk itu.Selain pengawasan, langkah sela njutnya adalah proses evaluasi.Proses evaluasi merupakan suatu proses vital dan kontinyu dalam sebuahmanajemen organisasi.  Tujuan utama dari evaluasi strategis ini adalahmemonitor dan mengevaluasi perkembangan organisasi dalam mencapaitujuan dengan menggunakan standar tertentu, yang selanjutnya dapat memberikan koreksi atau mempertimbangkan kemungkinan mengubahmetode yang lebih sesuai dengan tujuan.Proses evaluasi sendiri pada dasarnya tidak lepas dari siklusperencanaan-implementasi-evaluasi. Dalam siklus tersebut, bila dipandangsebagai sebuah sistem tentu akan ada masukan (input), proses, dankeluaran (output).

5.     SYARAT-SYARAT DAN SIFAT PENGAWASAN

Syarat-syarat Pengawasan umum dapat dipergunakan sebagai berikut:

1. Menentukan standar pengawasan yang baik dan dapat dilaksanakan.

2. Menghindarkan adanya tekanan, paksaan, yang menyebabkan penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri.

3. Melakukan koreksi rencana yang dapat digunakan untuk mengadakan per-baikan serta penyempurnaan rencana yang akan datang.

Sesuai dengan keterangan tersebut di atas, maka beberapa cara yang baik dapat dilakukan sebagai berikut:

a. Memberikan kesempatan kepada pihak-pihak yang diawasi agar memberikan keterangan-keterangan yang jelas dan ikut serta memecahkan hal-hal yang mempengaruhinya.

b. Pengakuan atas hasil/nilai manusia yang telah dilakukannya (hasil karya manusia); artinya penghargaan atas hasil pekerjaannya.

c. Melakukan suatu kerja sama agar diperoleh saling pengertian, saling percaya mempercayai, yang bersifat memberikan pendidikan.

6.     TEKNIK DAN METODE PENGAWASAN

Secara umum ada 2 macam metode dan teknik pengawasan Yaitu :
1. Metode konvensional ( Baku /Teoritis )
2. Metode Partisipatif

a. Metode Konvensional
= Pelaksanaannya berdasarkan terori / Petunjuk pihak – pihak pembuat
kebijakan ( Pemerintah / Lembaga fungsional yang ( Pemerintah / Lembaga fungsional yang
menguasai teori pengawasan )
= Dilakukan oleh lembaga – lembaga fungsional
= Pelaksanaannya terjadwal ( Pertengahan / akhir )
= Indikator Pengawasan berdasarkan Term Of Referece yang dibuat perencana / pengambil
kebijakan.

b.Metode Partisipatif ( PRA )
= Pelaksanaannya berdasarkan kriteria hasil rumusan bersama
= Dilakukan oleh seluruh yang terlibat didalam organisasi sesuai kesepakatan
= Bersifat dinamis tidak baku dilaksanakan sesuai kontek dan kondisi yang ada
= Kegiatannya mulai dari proses perencanaan sampai saat pelaksanaan dan akhir
= Indikator pengawasannya berdasarkan pengalaman dan dilaksanakan secara sistematis ,
terdokumentasi dan berkelanjutan

7.     FUNGSI DAN PROSEDUR PENGAWASAN

Fungsi pokok dari suatu pengawasan adalah untuk mencegah terjadinya penyimpangan atau  kesalahan-kesalahan , memprbaiki adanya berbagai macam penyimpangan atau kesalahan yang terjadi ,mendinamisir oraganisasi/perusahaan serta segenap kegiatan manajemen lainnya,mempertebal rasa tanggung jawab.